요즘 직장인 사이에서는 ‘회의(會議)주의자’라는 신조어가 유행한다. 틈만 나면 별 의미 없는 회의를 소집하는 사람이라는 뜻이다. 당신은 회의를 어떻게 생각하는가? 혹시 당신이 조직 구성원들의 불만을 사는 바로 그 ‘회의주의자’는 아닐까? 아래 다섯 문항을 통해 현재 회의를 진단해보자.

□ 회의는 안 할수록 좋다.
□ 회의에는 핵심 관련자만 참석하면 된다.
□ 회의 자료는 철저하게 준비해야 한다.
□ 회의록은 신중히 정리하여 보관해야 한다.
□ 최소한 2~3일 전에 회의를 공지해야 한다.

만일 위 다섯 가지 중 한 가지라도 동의한다면 지금 당신은 ‘완전히 잘못된’ 회의를 하고 있는 것이다.

<하버드 비즈니스 리뷰>의 조사에 따르면, 미국 직장인들이 회의에 참석하는 시간은 1인당 평균 주 6시간이고, 과장급 이상은 평균 주 23시간, 임원은 전체 업무의 70% 가량이 회의라고 한다. 그러나 회의에 대한 만족도는 매우 낮아, 임원의 85%는 회의에 만족하지 못한다고 한다.

우리도 상황이 다르지 않다. 사람인과 인크루트가 조사한 결과를 보면, 우리나라 직장인 10명 중 7명은 회의로 인해 스트레스를 받고 있고, 자신이 꼭 참석해야 한다고 생각하는 회의는 40%가 채 되지 않으며, 잦은 회의가 업무를 방해한다고 생각하는 사람도 85%나 된다고 한다.

회의를 보면 그 조직의 실력과 수준이 보인다

회의는 정보 교환과 평가, 문제 해결, 갈등 해결, 업무의 분담과 실행 계획 수립 등을 목적으로 한다. 회의가 제대로만 수행된다면 적은 시간과 노력만 투자해도 조직의 성과 창출에 큰 기여를 할 수 있다.

그러나 논의 방식이 맞지 않거나, 아무 결론이 나지 않거나 심지어는 주제와 목적조차 불분명한 회의가 길게 늘어지는 경우가 많다. 그래서 많은 직장인들이 회의(會議)를 회의(懷疑)적으로 생각하는 것이다.

회사에서는 온갖 사소한 업무에도 규칙을 정해놓는다. 소위 말하는 ‘프로세스 표준 문서’를 만들어서 누가 진행해도 일정한 수준의 결과를 보장할 수 있는 장치를 만들어 놓는 것이다. 그런데 회의에 대한 표준을 가진 회사는 거의 없다. 회의는 매사에 빠질 수 없는 가장 중요한 업무인데, 실무에서 너무 많이 필요로 하므로 오히려 홀대받는 느낌이다.

그렇다면 이상적인 회의는 어떤 것일까? ‘30분 회의’의 저자 정찬우 박사가 말하는 이상적인 회의의 요건은 다음과 같다. 그리고 이와 같은 회의를 실현하기 위한 방법으로 ‘30분 회의법’을 제시한다.

• 누구나 필요한 시점에 쉽게 공지할 수 있는 회의
• 미리 정해진 짧은 시간 내에 무조건 마치는 회의
• 누구에게나 의사 표현의 기회가 주어지는 회의
• 누가 언제까지 어떤 일을 할지 책임이 명확히 정의되는 회의
• 회의 중에 회의록 작성이 완료되고, 참석자와 공유되는 회의
• 결정된 일이 완료될 때까지 추적 관리가 되는 회의

30분 회의란 무엇인가?

회의 시간을 30분으로 줄이는 것은 30분 회의가 이루고자 하는 목표 중 아주 작은 부분이다. 30분 회의를 제대로 실행하면 회사의 주 업무인 진행 관리, 지시 소통 관리, 인사 관리를 50%까지 해결할 수 있다.
30분 회의의 핵심은 회의 시간 30분을 빠짐없이 기록하는 ‘회의록’이다. 30분 회의는 회의록을 통해 회의 주제와 참여 인원, 시간, 장소 등을 공지하면서 시작된다. 본 회의 시간에는 30분간 오고 가는 모든 이야기가 회의록에 기록된다.

이를 통해 회의에 참여한 사람들의 공과가 그대로 드러나며, 인사 평가의 중요한 자료로 쓰인다. 회의록은 회의 중에 실시간으로 참석자의 목도 하에 작성되므로 업무 평가와 인사 관리의 투명성을 높일 수 있다. 회의록에는 업무 실행 경과도 그대로 기록된다. 회의를 통해 도출된 결과와 그에 따른 할 일, 담당자가 기륵되고, 그가 실행키로 한 일이 진행되었는지 여부도 ‘YES/NO’로 분명히 드러난다.

회의가 끝나고 나면 회의록은 모든 관련자가 공유한다. 그러면 서로 업무 진행 상황을 알 수 있고, 빠진 부분을 체크하며 견제할 수 있다. 또 팀원들은 자신들이 담당한 특정 업무뿐 아니라 주변 업무까지 파악할 수 있게 된다. 이를 통해 필요한 경우에 업무 백업을 할 수 있고, 팀원들 개별 역량 향상에도 도움을 받을 수 있다.

2015년 새해에도 경제 불황이 계속될 것이라는 예측이 지배적이다. 불황을 딛고 일어서 더욱 조직적으로 운영되는 회사를 만들기 위해서는 업무 혁신이 불가피하다. 업무 혁신의 1순위는 기존의 나태하고 지리멸렬한 회의에서 탈피하는 것이다.

언제까지 ‘회의 때문에 야근한다.’는 직원들의 불만을 듣고 있을 것인가? 언제까지 ‘개인들의 성토대회 같은’ 회의를 진행할 것인가?

적게 이야기하고, 짧게 보고하며, 더 많이 움직이는 조직이 승리한다. 모든 업무의 정답은 ‘실행’이다. 임팩트 있는 회의를 통해 빠르게 결정하고, 정확히 평가하는 문화가 빨리 정착되는 조직만이 불황을 헤쳐나갈 수 있을 것이다.

30분 회의를 당신의 조직에 제대로 정착시켜, 직원들의 만족도를 높이고 이익을 두 배로 올리는 기쁨을 얻기를 기대한다.

[이지경제 = 서영진 기자]

서영진 기자 syg@ezyeconomy.com